Vorteil 3: Vereinfachung der Dokumentation und Inventur
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Mithilfe von Barcode Scannern ist überdies eine stetige und regelmäßige Inventur möglich. Die aktuellen Bestände sind jederzeit auf dem neuesten Stand. Eine jährliche Inventur nach Paragraph 240 Handelsgesetzbuch geht dementsprechend wesentlich schneller und lässt sich leichter mit den im System hinterlegten Daten vergleichen. So müssen Unternehmen weniger Zeit für die Inventur einplanen und können sich schneller wieder dem Tagesgeschäft widmen.
Zudem kommt eine geringe Fehlerwahrscheinlichkeit hinzu, die Barcodes im Einzel- und Großhandel unverzichtbar macht. Ein Barcode ist immer mit bestimmten Informationen verknüpft, die sich nicht einfach ändern. Jeder Scan wird automatisiert erfasst und mit dem Produkt verknüpft. Jede Lieferung kann anhand des Scans zurückverfolgt werden, sodass bei fehlerhaften Lieferungen der Lieferant schnell ausfindig gemacht wird. Sogar Barcodes, die teilweise zerkratzt oder verschmutzt sind, können von modernen Barcode Scannern ausgelesen werden. Lediglich ein Teil des Barcodes muss lesbar sein, damit der Scanner ihn erkennt. So entsteht eine höhere Fehlertoleranz. Händisch eingegebene Artikelnummern bergen mehr Fehlerquellen, da die Nummer hier immer wieder erneut eingegebene werden muss.