End-to-End-Digitalisierung

Die rechtzeitige Fertigstellung einer lückenlosen technischen Dokumentation spielt im Maschinen- und Anlagenbau eine essenzielle Rolle. Werden Dokumentationsanforderungen nicht erfüllt, können Aufträge nicht abgeschlossen werden.

Wie wird diese Herausforderung in der Regel angegangen? Mit E-Mail-Chaos, unübersichtlichen Tabellenkalkulationsprogrammen, Medienbrüchen, komplizierten Abstimmungs- und Freiga- beprozessen, Dokumenten in unterschiedlichen Versionen und vielem mehr. Der gemeinsame Nenner all dieser typischen Phänomene ist: Es wird keinerlei Rücksicht auf die Bedürfnisse der Anwender genommen. Die Folgen dieses Mankos sind vielfältig. Sie reichen von versäumten Fristen und überforderten, frustrierten Mitarbeitern bis zu finanziellen Risiken und Verlusten.

Eine digitale Lösung, die diesen Namen verdient, stellt demnach die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt – und das auf unterschiedlichen Ebenen.

So sind in einer anwenderzentrierten, prozessorientierten Supplier Documentation zum Beispiel alle Informationen an einem zentralen Ort gespeichert. Durch klare Ablagestrukturen, Statusanzeigen und integriertes Fristenmanagement behalten die Anwender jederzeit den Gesamtüberblick über Dokumenta- tionsstand, anstehende Aufgaben und Abgabetermine. Eine re- gelbasierte Vollständigkeitskontrolle sorgt dafür, dass keine Fristen übersehen werden.

Da der gesamte Prozess vom Endkunden bis hin zu den Sublieferanten digital abgebildet ist, lässt sich gewährleisten, dass die technische Dokumentation keinerlei Lücken aufweist und alle Beteiligten je nach Berechtigungsstatus jederzeit und aller- orts Zugriff darauf haben.

Dank Cloud, die ein essenzieller Bestandteil einer modernen Lösung ist, können Projektbeteiligte problemlos über Länder-, Unternehmens- und Abteilungsgrenzen hinweg zusammenarbeiten. Als weitere Unterstützung für die unterschiedlichen Anwender wird die intuitive Benutzeroberfläche im Webbrowser oder als mobile App jeweils in der Landessprache angezeigt. Ein Feature, das eine wesentliche Rolle beim Change-Manage- ment spielt, ist die Möglichkeit, bevorzugte Workflows mittels eines grafischen Prozesseditors abzubilden – und das ohne Programmierkenntnisse. Auf diese Weise lassen sich sowohl Lieferanten, als auch Kunden selbst in komplexe Prozesse integrieren, die etwa Prüf- und Freigabeschritte inkludieren. Sobald die Workflows definiert sind, übernimmt gleichsam ein Autopilot, der durch automatisch versendete Terminerinnerungen dafür sorgt, dass die anstehenden Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Eine moderne, digitale Lieferantendokumentation zeigt auch bei der Zusammenarbeit mit anderen im Einsatz befindlichen Applikationen einen hohen Grad an Automatisierung und Integrationsfähigkeit, was wiederum die Akzeptanz durch die Anwender erhöht.

Nicht zu vergessen ist, dass eine durchdachte Transformation auch jene Menschen in den Mittelpunkt stellt, die mit dem Betrieb und der Sicherheit der Daten und Prozesse betraut sind. Eine entsprechende Lösung bietet daher ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept kombiniert mit einer Zwei-Faktor- Authentifizierung beim Login.

Als vertrauensbildende Maßnahme gilt auch die Wahl des richtigen Cloudanbieters, der die Supplier Documentation als Service bereitstellt. Hier ist vor allem darauf zu achten, dass bei den Themen Datensicherheit und Datenschutz die weltweit höchsten Anforderungen erfüllt werden, was sich wiederum an den Zertifizierungen ablesen lässt. Ein Beispiel ist das „C5-Testat“, das festlegt, welche Mindestanforderungen Clouddienstleister hinsichtlich Transparenz in puncto Systembeschreibung, Gerichtsbarkeit und Lokationen der Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datensicherung, Offenbarungs- und Ermittlungs- befugnisse sowie Zertifizierungen erfüllen müssen.

Schnell und kostengünstig

Die Beispiele zeigen, dass die Maschinen- und Anlagenbaubranche das Problem, sich in zwei Geschwindigkeiten zu entwickeln, schnell und kostengünstig in den Griff bekommen kann. Eine prozessorientierte und cloudbasierte Lieferantendokumentation als Beispiel sorgt dafür, dass die Anwender und ihre Bedürfnisse in den Mittelpunkt der digitalen Transformation gestellt werden – eine Grundvoraussetzung dafür, dass die externen Herausforderungen der kommenden Monate und Jahre mit Optimismus angegangen werden können. 

Literatur

1. www.inform-software.de/produkte/felios/trendreport- maschinenbau 

2. www.ifs.com/corp/sitecore/media-library/assets/2020/06/29/global-pr-survey-digital-transformation- investment-in-2020-and-beyond 

3. www.igmetall.de/download/2018_9_27_Broschure_62e40754d2420df7eb6a768fc4705f5df6e8ed88.pdf